对企业公文写作的几点体会
2024-12-25
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对企业公文写作的几点体会
公文是上情下达、下情上报、相互沟通协调的一种信息载体。现结
合自己几年来办公室的工作，就公文写作和常用公文易犯错误的地方，
谈几点体会：公文写作首先要“入格”。公文，狭义上是指行政机关、
社会团体、企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照
严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录事务
作用的载体。要符合这里的“规范的格式”就是入格。这些格式集中表
现在形式上的格式。主要指文件首尾的版头和版记、标题、正文的行间
距、字间距、字体、字号、纸张型号、各类标注（密级、保密期限、紧
急程度）等。这些形式上反映出来的样式要符合公文要求，不能随性而
来，自己觉得美观好看就怎么写怎么制作文件，这些都是公文制作的大
忌，换句话就是“不入格”，公文第一要素就是必须先入格，凡是“不
入格”的文件都不能称之为公文。其次公文既要入格又要“出格”，要
克服“八股文”。出格不是不讲规范，而是既讲规范又要克服长期以来
公文行文中的“假、大、空、泛”等庸俗性行文。特别是企业行文要坚
守“有事说事、数量精简”的原则，内容要“文字简洁、要求明确”，
要有形成一种崭新的文风，不出“八股文”式的文件。公文容易出错的
几个地方。文种就是公文的种类，我们常用的文种无非 5 种：报告、请
示、通知、函和纪要，而报告和请示使用最多又最易出错。报告和请示
这两个文种最易出错的地方就是把两者混用。我们有时会看到这样的文
件标题《关于……的请示报告》，这样的标题行文往往让上级公司（机
关）不知所措，原因是报告是呈阅性质的文件，上级公司（机关）只需
知晓便可，上级公司（机关）没有职责回复。请示是呈批性质的文件，
是对某一事项请求上级公司（机关）予以批复、批准，是要上级公司
（机关）拍板的文件，上级公司（机关）有职责必须给予答复。像《关
于……的请示报告》的文件是要上级公司（机关）在不知是否需要回复
的情况下进行处理，这种混淆不仅增加了上级单位的工作负担，还可能
导致重要信息的延误处理。
此外，公文写作中常见的错误还包括语言表达上的问题。公文的语
言应当准确、简练、规范，避免使用生僻词汇和口语化表达。例如，在
撰写请示时，应避免使用模糊不清的词语，如“可能”、“大概”等，
这些词语会使请示的内容显得不够明确，影响上级单位的判断和决策。
同时，公文中的数字、日期等信息应准确无误，避免因笔误或口误导致
的信息失真。在涉及法律、政策等内容时，更应确保引用的条文准确无
误，必要时应附上相关文件的编号或出处，以便查阅和核实。此外，公
文中的标点符号也需严格遵守规范，如逗号、句号的使用不当，可能会
改变句子的含义，甚至引起误解。
在公文的结构安排上，同样需要注意一些常见问题。公文的结构通
常包括开头、主体和结尾三个部分。开头部分应简明扼要地说明发文的
目的或背景；主体部分则详细阐述事项的具体内容，包括事实依据、分
析论证等；结尾部分则明确提出要求或希望，以及必要的附件说明。在
实际操作中，一些公文往往存在结构混乱的问题，如开头冗长、主体内
容模糊、结尾缺乏明确性等。这些问题不仅会影响公文的可读性和有效
性，还可能造成接收方理解上的困难。因此，撰写公文时应注重逻辑清
晰、层次分明，使整个文件一目了然，便于快速把握核心内容。
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