某某杯廉洁文化创作大赛展示展演活动接待保障方案
2024-12-13
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“某某”杯廉洁文化创作大赛展示展演活动接待保障方案
一、接待保障时间 202x 年 XX 月 XX 日-XX 日
二、活动基本情况
活动地点：XXXX（详细地址：XXXX 号）
嘉宾入住酒店：XX 酒店（详细地址：XXXX 号）
三、成立活动会务保障专班
XX、XX、XX 立足职责分工，加强协作配合，成立 8 个工作组，分别是综
合协调组、宣传报道组、会务接待组、食宿服务组、场地保障组、交通
服务组、信息服务组、医疗保障组，明确工作任务，责任落实到人。
（各组联系表附后）
（一）综合协调组工作职责：
1. 负责制定接待总体工作方案；
2. 统筹调度各组工作进度，协调解决突发事件；
3. 负责活动综合文稿、新闻稿的起草工作；
4. 对接 XX 各有关部门单位，确定参会领导及时间；
5. 对接省市网信办，做好网络舆情监测；
6. 按照领导要求做好其他工作；
小组成员：XX、XX、XX
（二）宣传报道组工作职责：
1. 负责制定优秀作品展示活动宣传方案并组织实施；
2. 负责审核新闻通稿，氛围营造，做好活动期间的新闻宣传报道；
3. 负责制作活动视频及海报；
4. 邀请媒体记者，对接刊发稿件等。
小组成员：XX、XX、XX、XX
（三）会务接待组工作职责：
在嘉宾入住酒店成立调度中心，调度食宿、交通、信息服务三个小组各
项工作，并做好三个小组工作人员的后勤保障工作。会同酒店做好相关
氛围营造工作。
1. 调度食宿、交通、信息、场站服务小组做好服务保障工作；
2. 落实各工作小组后勤保障工作；
3. 会同专业公司做好接待酒店氛围营造工作；
4. 协调酒店安排嘉宾入住，确保房间设施完好，环境舒适；
5. 安排专人负责嘉宾的日常需求，如餐饮、交通、医疗等服务；
6. 做好嘉宾的接送工作，确保交通顺畅，避免延误。
（四）食宿服务组工作职责：
1. 根据活动安排，提前与酒店沟通确认嘉宾住宿需求，包括房间类
型、数量等；
2. 确保酒店提供的餐饮服务符合卫生标准，满足不同饮食习惯和特殊
需求；
3. 安排专人负责每日餐饮检查，确保食品安全和质量；
4. 与酒店协商，为嘉宾提供个性化服务，如房间布置、欢迎礼品等；
5. 协助会务接待组做好嘉宾入住后的日常服务工作，确保嘉宾满意；
6. 负责处理活动中可能出现的食宿问题，及时调整解决方案。
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